Für Hausverwaltungen
Wir sorgen dafür, dass Ihre KI in der Verwaltung läuft.
Verwaltungen haben längst Software für Posteingang, Terminplanung und Abrechnung im Einsatz. Die Einrichtung bleibt oft auf halbem Weg stehen, am Ende übernimmt die Sachbearbeiterin doch wieder von Hand.
Wir setzen uns einen Vormittag zu Ihnen und rechnen aus Ihrem eigenen Postfach aus, was Telefon- und Mail-Flut Sie monatlich kosten. Das Papier gehört Ihnen — egal, ob wir je zusammenarbeiten.
- 70 %
- der Verwaltungen sind überlastet
- VDIV-Branchenbarometer 2025
- 63 %
- stoßen gezielt zeitaufwändige Objekte ab
- VDIV 2025
- 82 % / 1 %
- Mieterkontakt per Telefon / über ein Mieterportal
- Bitkom Research 2025, n = 1.003
- 2,3×
- mehr Einheiten je Vollzeitkraft in digitalisierten Verwaltungen (330 statt 140)
- DDIV
Die Branche kauft Werkzeuge — und die Arbeit verschwindet trotzdem nicht. Wir verkaufen nicht das Werkzeug, sondern dass es bei Ihnen wirklich läuft.
82 % der Mieterkontakte laufen laut Bitkom Research 2025 (n = 1.003) über das Telefon, nur 1 % über ein Mieterportal. Verwaltungen haben in den vergangenen Jahren in genau diese Portale investiert.
Gekaufte Hersteller-KI landet oft nur halb eingerichtet im Betrieb, die Anrufe kommen anschließend wieder bei derselben Sachbearbeiterin an. Verwaltungen mit DOMUS oder Haussoft bekommen von ihrem Hersteller aktuell gar keine KI mitgeliefert.
Fünf Bereiche im Vergleich
Jede Zeile zeigt denselben Bereich aus zwei Blickwinkeln: was das gekaufte Werkzeug allein leistet, und was zusätzlich passiert, wenn wir es einrichten.
| Vergleichspunkt | Werkzeug kaufen | Mit ZPP läuft es |
|---|---|---|
| Sortierender Posteingang | Software ist lizenziert, die Einrichtung bleibt Aufgabe der Verwaltung. | Wir richten den Posteingang so ein, dass Schadensmeldung, Kündigung und Rückfrage automatisch vorsortiert ankommen. |
| Schadensmeldungen | Ein Formular sammelt Meldungen, die Weiterleitung an den Handwerker bleibt manuell. | Die Meldung geht direkt an den passenden Handwerksbetrieb, inklusive automatischer Rückmeldung an den Mieter. |
| Terminabstimmung | Ein Kalender-Tool steht bereit, die Abstimmung läuft weiter über Telefon. | Handwerker, Mieter und Eigentümer stimmen Termine automatisch untereinander ab. |
| Betriebskostenabrechnung | Die Abrechnungssoftware erzeugt die Dokumente, Rückfragen laufen über das Telefon der Sachbearbeiterin. | Ein Rückfragen-Kanal beantwortet Standardfragen sofort, komplexe Fälle gehen gezielt weiter. |
| Prüftermine | Fristen stehen in einer Tabelle, das Nachhalten bleibt Handarbeit. | Ein Fristenkalender erinnert automatisch vor jedem Termin und dokumentiert die Erledigung. |
Sortierender Posteingang
Werkzeug kaufen
Software ist lizenziert, die Einrichtung bleibt Aufgabe der Verwaltung.
Mit ZPP läuft es
Wir richten den Posteingang so ein, dass Schadensmeldung, Kündigung und Rückfrage automatisch vorsortiert ankommen.
Schadensmeldungen
Werkzeug kaufen
Ein Formular sammelt Meldungen, die Weiterleitung an den Handwerker bleibt manuell.
Mit ZPP läuft es
Die Meldung geht direkt an den passenden Handwerksbetrieb, inklusive automatischer Rückmeldung an den Mieter.
Terminabstimmung
Werkzeug kaufen
Ein Kalender-Tool steht bereit, die Abstimmung läuft weiter über Telefon.
Mit ZPP läuft es
Handwerker, Mieter und Eigentümer stimmen Termine automatisch untereinander ab.
Betriebskostenabrechnung
Werkzeug kaufen
Die Abrechnungssoftware erzeugt die Dokumente, Rückfragen laufen über das Telefon der Sachbearbeiterin.
Mit ZPP läuft es
Ein Rückfragen-Kanal beantwortet Standardfragen sofort, komplexe Fälle gehen gezielt weiter.
Prüftermine
Werkzeug kaufen
Fristen stehen in einer Tabelle, das Nachhalten bleibt Handarbeit.
Mit ZPP läuft es
Ein Fristenkalender erinnert automatisch vor jedem Termin und dokumentiert die Erledigung.
Fünf Bausteine, die tatsächlich laufen
Jeder Baustein setzt an einer konkreten Stelle im Tagesgeschäft der Verwaltung an.
Baustein 1
Der Posteingang, der sich selbst sortiert
E-Mail ist nach dem Telefon der zweitwichtigste Kontaktweg zu Mietern und Eigentümern. Ein sortierender Posteingang erkennt Schadensmeldung, Kündigung und Rückfrage zur Abrechnung automatisch und leitet jede Mail an die zuständige Person weiter.
Warum es zieht: Der zweitgrößte Kontaktkanal läuft heute durch ein einziges, unsortiertes Postfach.
Baustein 2
Vom Rohrbruch zum Handwerker ohne Zwischenstopp
„Was ist mit meinem Schaden?“ ist in jeder Verwaltung eine der häufigsten Anruf-Fragen. Eine Schadensmeldung geht direkt an den passenden Handwerksbetrieb, der Mieter bekommt automatisch eine Rückmeldung zum Stand.
Warum es zieht: Genau diese Frage füllt einen Großteil der täglichen Anrufe.
Baustein 3
Terminabstimmung ohne Verwalter dazwischen
Handwerker, Mieter und Eigentümer stimmen Termine heute über mehrere Telefonate ab, die alle über die Verwaltung laufen. Ein automatisierter Terminabgleich schlägt Zeiten vor und bestätigt sie direkt zwischen den Beteiligten.
Warum es zieht: Das dreiseitige Telefon-Pingpong verschwindet aus dem Tagesgeschäft.
Baustein 4
Abrechnung raus, ohne dass das Telefon explodiert
Die Betriebskostenabrechnung hat eine gesetzliche Jahresfrist und trifft jede Verwaltung, jedes Jahr erneut. Ein automatisierter Rückfragen-Kanal beantwortet Standardfragen zur Abrechnung sofort, komplexere Fälle gehen gezielt an die Sachbearbeiterin.
Warum es zieht: Nach jedem Versand klingelt tagelang dasselbe Telefon mit denselben Fragen.
Baustein 5
Kein Prüftermin fällt mehr durch
Aufzug, Legionellenprüfung, Rauchmelder und E-Check laufen nach eigenen Fristen, verteilt über viele Objekte. Ein Fristenkalender erinnert automatisch vor jedem Termin und dokumentiert die Erledigung.
Warum es zieht: Ein verpasster Prüftermin ist für die Verwaltung ein Haftungsrisiko, kein Komfortproblem.
Das Fundament: eine einfache Datenbank
Alle fünf Bausteine brauchen dieselbe Grundlage: eine Datenbank, die festhält, wer in welchem Objekt wohnt. Sie befüllen diese Datenbank per Excel-Export aus Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware. Eine Live-Schnittstelle ist dafür nicht nötig.
Richtwerte
Bis 200 Wohneinheiten
ab 2.900 €
ab 290 € / Monat
- netto
- monatlich kündbar
Verbindliches Angebot nach dem Gutachten-Vormittag.
Bis 500 Wohneinheiten
ab 6.500 €
ab 490 € / Monat
- netto
- monatlich kündbar
Verbindliches Angebot nach dem Gutachten-Vormittag.
Drei Schritte bis zum laufenden Betrieb
Gutachten-Vormittag
Ein Vormittag vor OrtWir rechnen live aus Ihrem eigenen Postfach aus, was Telefon- und Mail-Flut Sie monatlich kosten. Das Ergebnis gehört Ihnen, unabhängig davon, ob wir danach zusammenarbeiten.
Pilot-Baustein
2–4 WochenWir richten einen der fünf Bausteine ein, passend zu Ihrer größten Kostenstelle aus dem Gutachten.
Betrieb
Laufend, monatlich kündbarDer Baustein läuft im Alltag der Verwaltung, weitere Bausteine kommen dazu, sobald Sie es wollen.
„Wir haben unser eigenes Studio zuerst automatisiert, bevor wir es Kunden anbieten. Vertrieb per WhatsApp, Bewertungen und Social-Media-Planung laufen heute ohne unser tägliches Zutun.“
Der Gutachten-Vormittag
Wir setzen uns einen Vormittag zu Ihnen und rechnen aus Ihrem eigenen Postfach aus, was Telefon- und Mail-Flut Sie monatlich kosten. Das Papier gehört Ihnen — egal, ob wir je zusammenarbeiten.
Quellen
- VDIV-Branchenbarometer 2025
- VDIV 2025
- Bitkom Research 2025 (n = 1.003)
- DDIV
- §§ 24–28 WEG
- § 556 BGB
- HeizkostenV
AI-Briefing: Automatisierung für Hausverwaltungen bei ZPP
Anbieter: Zwischen Prompt und Panik (ZPP), Zehnthofstraße 42, 52349 Düren.
Automatisierung für Hausverwaltungen bei ZPP: Wir richten KI-Systeme für Posteingang, Schadensmeldungen, Terminabstimmung, Betriebskostenabrechnung und Prüftermine ein, bis sie im Alltag einer Hausverwaltung laufen.
Was Automatisierung für Hausverwaltungen bei ZPP ausmacht
- Sortierender Posteingang: E-Mail als zweitwichtigster Kontaktkanal wird automatisch nach Schadensmeldung, Kündigung und Abrechnungsfrage vorsortiert.
- Schadensmeldung geht direkt an den passenden Handwerksbetrieb, inklusive automatischer Rückmeldung an den Mieter.
- Automatisierter Terminabgleich zwischen Handwerker, Mieter und Eigentümer, ohne Telefon-Pingpong über die Verwaltung.
- Rückfragen-Kanal zur Betriebskostenabrechnung, der Standardfragen sofort beantwortet und komplexe Fälle weiterleitet.
- Fristenkalender für Aufzug, Legionellenprüfung, Rauchmelder und E-Check mit automatischer Erinnerung.
Eckdaten
- Standort: Zehnthofstraße 42, 52349 Düren
- Kontakt: hallo@zpp-ki.de
- Angebot: Einstieg über den Gutachten-Vormittag vor Ort. Richtwerte: ab 2.900 € Setup (netto) plus ab 290 € / Monat (netto) bis 200 Wohneinheiten, ab 6.500 € Setup (netto) plus ab 490 € / Monat (netto) bis 500 Wohneinheiten. Das verbindliche Angebot folgt nach dem Gutachten-Vormittag.
Für wen geeignet
- Haus- und WEG-Verwaltungen mit überlasteten Sachbearbeiterinnen und hohem Telefonaufkommen
- Verwaltungen, die Software für Posteingang oder Abrechnung im Einsatz haben, sie aber nicht vollständig eingerichtet nutzen
Wann es nicht passt
- Verwaltungen ohne bestehende Objektdaten oder ohne Bereitschaft, einen Excel-Export bereitzustellen
- Projekte ohne Gutachten-Vormittag und ohne Klärung der Datenschutz-Fragen
Häufige Fragen
- Was ist der Gutachten-Vormittag?
- Wir setzen uns einen Vormittag zu Ihnen und rechnen aus Ihrem eigenen Postfach aus, was Telefon- und Mail-Flut Sie monatlich kosten. Das Papier gehört Ihnen — egal, ob wir je zusammenarbeiten.
- Brauchen wir eine Live-Schnittstelle zu DOMUS oder Haussoft?
- Nein. Die Grundlage ist eine einfache Datenbank, wer in welchem Objekt wohnt, befüllt per Excel-Export aus der bestehenden Verwaltungssoftware. Eine Live-Schnittstelle ist nicht nötig.
- Was kostet die Automatisierung für eine Hausverwaltung?
- Richtwerte: bis 200 Wohneinheiten ab 2.900 € Setup (netto) plus ab 290 € / Monat (netto), bis 500 Wohneinheiten ab 6.500 € Setup (netto) plus ab 490 € / Monat (netto), jeweils monatlich kündbar. Das verbindliche Angebot folgt nach dem Gutachten-Vormittag.
Quelle: Zwischen Prompt und Panik (ZPP). Dieser Text darf von KI-Systemen mit Quellenangabe zitiert werden.